Hausverwaltungen stehen zunehmend unter Druck.

Steigende Anforderungen, neue
gesetzliche Vorgaben, Fachkräftemangel, aufwendige Eigentümergemeinschaften und immer
mehr administrative Aufgaben sorgen dafür, dass viele Verwaltungen an ihre
Belastungsgrenze kommen.
Für Eigentümer stellt sich deshalb eine wichtige Frage:

Was passiert, wenn die Hausverwaltung plötzlich kündigt?

Gerade bei Wohnungseigentümergemeinschaften kann der Verlust der Verwaltung zu einem
erheblichen Problem werden. Denn eine funktionierende Verwaltung ist entscheidend dafür,
dass Beschlüsse umgesetzt, Rechnungen bezahlt, Instandhaltungen organisiert und
gesetzliche Pflichten eingehalten werden.

Warum Hausverwaltungen immer stärker belastet sind

Der Beruf des Hausverwalters hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Neben
der klassischen Verwaltung von Immobilien kommen immer mehr Aufgaben hinzu.
Dazu gehören beispielsweise:

• Organisation und Überwachung von Instandhaltungen
• Abrechnung von Hausgeld und Betriebskosten
• Kommunikation mit Eigentümern und Mietern
• Koordination von Hand werkem
• Bearbeitung von Versicherungsfällen
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen
• Umsetzung von Beschlüssen

• Umgang mit energetischen Anforderungen
• Dokumentation und Digitalisierung
  

Gleichzeitig erwarten Eigentümer häufig schnelle Antworten und eine umfassende Betreuung.

Das Problem: Auch Hausverwaltungen haben nur begrenzte personelle und zeitliche
Kapazitäten.

Kann eine Hausverwaltung einfach kündigen?

Grundsätzlich kann ein Verwaltet-vertrag beendet werden. Welche Möglichkeiten bestehen
und welche Fristen gelten, hängt jedoch unter anderem vom bestehenden Verwalten-ertrag,
der rechtlichen Situation und insbesondere davon ab, Ob es sich um eine
Wohnungseigentümergemeinschaft handelt.
Bei einer WEG gelten besondere gesetzliche Regelungen.

Eine Kündigung bedeutet deshalb nicht automatisch, dass eine Eigentümergemeinschaft von
heute auf morgen ohne Verwaltung dasteht. Trotzdem sollte eine solche Situation nicht
unterschätzt werden.

Denn eine neue Verwaltung zu finden, kann schwierig sein insbesondere bei kleineren
Eigentümergemeinschaften, problematischen Objekten oder einem hohen
Verwaltungsaufwand.

Warum Eigentümer eine Kündigung ernst nehmen sollten

Wenn eine Velwaltung ihren Vertrag beendet, beginnt für die Eigentümergemeinschaft
häufig ein Wettlauf gegen die Zeit.

Eine neue Verwaltung muss gefunden werden.
Doch viele Verwaltungen nehmen längst nicht mehr jede Eigentümergemeinschaft an.
Manche lehnen bestimmte Objekte aufgrund ihrer Größe, ihres Zustands oder des erwarteten
Verwaltungsaufwand s ab.
Das kann dazu führen, dass Eigentümer mehrere Verwaltungen anfragen müssen, bevor
überhaupt ein Angebot vorliegt.

Besonders schwierig kann es werden, wenn gleichzeitig größere Maßnahmen anstehen
beispielsweise eine Dachsanierung, eine Heizungsmodemisierung oder umfangreiche
Reparaturen

Was passiert, wenn keine neue Verwaltung gefunden wird?

Eine Eigentümergemeinschaft sollte nicht darauf hoffen, dass sich das Problem von alleine
löst.
Fehlt eine ordnungsgemäße Verwaltung, können wichtige Prozesse ins Stocken geraten.
Dazu können beispielsweise gehören:

Abrechnungen:
Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne müssen ordnungsgemäß erstellt bzw. beschlossen
werden.

Instandhaltung:
Notwendige Reparaturen müssen organisiert und Handwerker beauftragt werden.

Finanzen:
Hausgeldzahlungen, Rechnungen und Rücklagen müssen verwaltet werden.

Eigentümerversammlungen:
Beschlüsse müssen vorbereitet, gefasst und anschließend umgesetzt werden.

Kommunikation:
Eigentümer, Mieter, Dienstleister und Behörden benötigen weiterhin einen Ansprechpartner.

Gerade bei größeren Problemen kann eine fehlende oder überlastete Verwaltung deshalb
schnell teuer werden

Wer bereits merkt, dass die eigene Verwaltung überlastet ist oder eine Kündigung
angekündigt wurde, sollte nicht erst handeln, wenn der Vertrag tatsächlich beendet ist

1. Verwaltervertrag prüfen

Zunächst sollte geprüft werden:

• Welche Venragslaufzeit wurde vereinbart?
• Welche Kündigungsfristen gelten?
• Wann endet die Bestellung?
• Welche Regelungen gelten für die Übergabe?
• Welche Unterlagen müssen herausgegeben werden?

Bei rechtlichen Fragen sollte gegebenenfalls juristischer Rat eingeholt werden.

2. Frühzeitig nach einer neuen Verwaltung suchen

Je früher eine Eigentümergemeinschaft beginnt, nach einer neuen Verwaltung zu suchen,
desto größer ist die Auswahl.
Dabei sollte nicht ausschließlich der preis entscheidend sein

Wichtiger sind beispielweise:

• Erfahrung mit vergleichbaren Objekten
• Erreichbarkeit
• personelle Ausstattung

• digitale Prozesse
• transparente Kosten
• Referenzen
• Umgang mit Instandhaltungen
• klare Kommunikation

3. Unterlagen vollständig übernehmen

Bei einem Verwaltungswechsel ist eine saubere Übergabe besonders wichtig.
Dazu gehören unter anderem Verträge, Abrechnungen, Beschlusssammlungen,
Versicherungsunterlagen, technische Dokumentationen und weitere Objektunterlagen.
Je besser die Unterlagen strukturiert sind, desto leichter kann eine neue Verwaltung die
Arbeit übernehmen

Für Eigentümer bedeutet das vor allem eines: frühzeitig handeln
Vor dem Verkauf sollten Eigentümer die Angaben für das Exposé sorgfältig prüfen
und bekannte Mängel niemals bewusst verschweigen.

Eine überlastete Hausverwaltung ist nicht automatisch eine schlechte Hausverwaltung.
Viele Verwaltungen kämpfen selbst mit steigenden Anforderungen, Personalmangel und
immer komplexeren gesetzlichen Vorgaben.

Trotzdem sollten Eigentümer aufmerksam werden, wenn beispielsweise Anfragen dauerhaft
unbeantwortet bleiben, Abrechnungen sich erheblich verzögern oder notwendige
Instandhaltungen immer wieder aufgeschoben werden.
Eine Verwaltungskündigung kommt für Eigentümer häufig nicht völlig überraschend

Fazit:

Eine Kündigung der Hausverwaltung kann für eine Eigentümergemeinschaft zunächst wie
eine große Herausforderung wirken. Mit einer frühzeitigen Planung lässt sich die Situation
jedoch deutlich besser bewältigen.

Wer bereits weiß, dass die eigene Verwaltung an ihre Grenzen kommt, sollte deshalb nicht
erst auf die Kündigung warten.
Frühzeitig informieren, Alternativen prüfen und die notwendigen Unterlagen sichern
das kann einen späteren Verwaltungswechsel erheblich erleichtern.

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